GRIPS & PRISMA Newsletter
Q1 2024
Auf einen Blick
Dieser Newsletter informiert über den erfolgreichen Abschluss des Innovationsprojekts „Smart Knowledge Capture“ und über die viel versprechenden Fortschritte der Roadmap 2023–2025. Außerdem erhalten Sie wie immer die Release Notes zum neuen GRIPS-Release.
Ergebnisse des Innovationsprojekts „Smart Knowledge Capture (SKC)“
Seit Anfang 2022 haben wir regelmäßig über unsere Zusammenarbeit mit der Ostschweizer Fachhochschule OST berichtet. Im Rahmen des Projekts „Smart Knowledge Capture (SKC)“ wurden Ansätze für eine smarte, einfache und schnelle KI-gestützte Erfassung von Produktwissen erarbeitet. Die Projektarbeit wurde nun erfolgreich abgeschlossen.
Die wichtigsten Erkenntnisse:
KI-Assistenz
Interaktive KI-Unterstützung beim Erfassen von GRIPS-Informationseinheiten (IE) ist realisierbar und verkürzt den Einstieg für GRIPS-Neulinge. Ein Beispiel aus dem Editor-Prototyp zeigt, wie GRIPS während des Schreibens kontextspezifische Vorschläge für die Wiederverwendung anzeigt:
Die KI findet zum Kontext passende IEs und erleichtert deren Wiederverwendung.
Die KI-Assistenz übernimmt dabei die Rolle als „Next Generation MindReader“ und hilft, den Kontext besser zu bestimmen und zum Arbeitsschritt passende Linkziele zu identifizieren.
Geführte Strukturerfassung
Im Editor-Prototyp wurde auch getestet, wie komplexe Strukturen noch einfacher erfasst werden können. Der Screenshot zeigt, wie ein Prüfschritt mit resultatabhängigen Arbeitsschritten in einem automatisch vorgeschlagenen Template erfasst wird:
Im Beispiel hat die KI dieses Template vorgeschlagen, weil der Arbeitsschritt das Wort „überprüfen“ enthält.
Rolle von GenAI
Das Projekt startete im Oktober 2021 mit dem Einsatz einer KI, die von der Hochschule OST selbst trainiert wurde. Für das Training eines solchen Modells braucht es intensives KI-Spezialwissen.
Anfang 2023 ist dann Generative AI – vor allem durch ChatGPT – in der Öffentlichkeit angekommen. Das war Anlass, auch Large Language Models (LLMs) ohne spezielles Training zu evaluieren. Getestet wurden Llama 2 13B und Zephyr. Beides sind überschaubare und kostengünstige Alternativen zu ChatGPT und können auch in einer Private Cloud betrieben werden, sodass Kundendaten im Unternehmen bleiben.
Die Fragestellung für die Tests war, ob praxisrelevante Gegenstände (wie Werkzeuge, Materialien, etc.) im Text erkannt werden. Die Ergebnisse – besonders mit Zephyr – sind vielversprechend, wenngleich die Resultate von ChatGPT und anderen „High End LLMs“ noch deutlich besser sind.
Insgesamt hat das Innovationsprojekt „Smart Knowledge Capture“ viele wertvolle Erkenntnisse und praxistaugliche Ideen geliefert, die die Weiterentwicklung von GRIPS und PRISMA in den kommenden Jahren prägen werden. Wir bedanken uns bei OST für die gute Zusammenarbeit. Ein erstes, konkretes Beispiel, welches technische Ansätze aus dem Projekt verwendet, ist ein einfacher Spezialeditor für Sonderwerkzeuge, den wir weiter unten beschreiben.
Update GRIPS Roadmap 2023–2025
Die Umsetzung der Roadmap 2023–2025 macht große Fortschritte:
GRIPS-Prozesssteuerung für Workflows
Die Basisfunktionalität für die Verfolgung des Workflowstatus mit den Phasen wird voraussichtlich in Q3 verfügbar sein.
Online-Hilfe
Die Online-Hilfe mit Inhalten der GRIPS-Handbücher und -Leitfäden als modulare HTML-Publikationen wird in einem der kommenden Releases ausgerollt. Der Online-Hilfe-Tab kann auch vom GRIPS-Fenster gelöst werden und z.B. neben dem GRIPS Editor als eigenes Fenster platziert werden:
Die GRIPS-Online-Hilfe mit Inhaltsverzeichnis auf der GRIPS-Startpage.
Die Online-Hilfe wird in den kommenden Jahren kontinuierlich mit zusätzlichen Funktionen erweitert. Dabei berücksichtigen wir auch gerne das Feedback der Kunden.
GRIPS Dashboard
Für die Redaktionsleitung sind Statistiken über importierte, erfasste, bearbeitete, übersetzte und wiederverwendete IEs wichtige Kenngrößen. Das neue GRIPS Dashboard (verfügbar ab Mitte 2024) stellt diese Daten auf einen Blick zur Verfügung und kann aus der Startpage aufgerufen werden:
Pilotversion des GRIPS Dashboards mit den wichtigsten IE-Zahlen und Grafiken.
In Zukunft wird es auch möglich sein, das Dashboard kundenspezifisch anzupassen.
Smart Knowledge Capture – Spezialeditoren
Die Entwicklung von Webeditoren für spezielle Aufgaben hat begonnen und setzt Erkenntnisse aus dem Innovationsprojekt „Smart Knowledge Capture“ um.
Für einen Pilotkunden wurde bereits ein erster Spezialeditor fertiggestellt, mit dem Sonderwerkzeuge in einer kundenspezifischen IE erfasst werden können. Der Editor wird aus der GRIPS Matrix heraus geöffnet, ist nach Cloud-Native-Prinzipien aufgebaut und verwendet die serviceorientierte API von GRIPS.
Spezialeditor für Sonderwerkzeuge mit Eingabefeldern, Bild und Buttons für die wichtigsten Funktionen.
Weitere Spezialeditoren sind schon in Entwicklung. Mehr dazu erfahren Sie in den kommenden Newslettern. Auch kundenspezifische Spezialeditoren sind auf Wunsch umsetzbar.
Smart Knowledge Capture – Neuer Publikationsprozess
In der Konzeptphase befindet sich ein neuer, zusätzlicher Publikationsprozess für HTML-Publikationen, der den aktuellen GRIPS Publikationsprozess ergänzt.
Der neue Prozess wird GRIPS- und PRISMA-Daten einheitlich publizieren und auch externe Masterdaten in die Publikation einbinden können. Dabei können sogar technische Daten in unterschiedliche Maßeinheiten des offenen QUDT-Standards automatisch umgerechnet werden.
Mit dem neuen Prozess können Daten aus GRIPS, PRISMA und externen Systemen einheitlich publiziert und zum Zeitpunkt der Publikation zusammengeführt werden. Mehr Details stellen wir im nächsten Newsletter vor.
Für weitere Informationen:
matthias.gutknecht@star-group.net
GRIPS Release Notes für Version 2023.04 Build 04 – 2024.01 Build 01
Die folgenden wichtigen Verbesserungen sind in den aktuellen Releases enthalten (GRIPS Version 2023.04 Build 04 – 2024.01 Build 01). Die Releases werden aktuell an die Kunden ausgeliefert und enthalten Bugfixes und Verbesserungen für die GRIPS Matrix und die Automation.
Allgemein – Darstellung der Umlaute/Sonderzeichen in Emails der Automation verbessert
Die Automation ist eine in der GRIPS Matrix integrierte Funktion, die einen definierten Adressbereich der GRIPS Matrix oder ein externes Verzeichnis überwacht und bei Änderungen weitere Schritte anstößt. Alle definierten Automationen (definierte Aufgaben, die automatisch abgearbeitet werden) können zeitlich gesteuert werden und in einem bestimmten Intervall immer wieder angestoßen werden. Die Überwachung und Durchführung der Aufgaben übernimmt der GRIPS-Manager-Dienst. Jede ausgeführte Automation wird dokumentiert und in einem Protokoll zusammengefasst. Optional kann nach der Ausführung eine Zusammenfassung per E-Mail verschickt werden. Solche Emails werden ab GRIPS-Version 2024.01 Build 01 in der Darstellung verbessert: Umlaute und andere Sonderzeichen werden dadurch stets fehlerfrei angezeigt.
GRIPS Matrix – Infotyp-Editoren
Für diverse Funktionalitäten und zur Unterstützung der redaktionellen Tätigkeiten in GRIPS können zusätzliche Infotyp-Editoren entwickelt und angebunden werden. Sie erlauben eine themenspezifisch optimierte Dateneingabe. Verfügbare Standard-Infotyp-Editoren sind der GRIPS-Bildeditor und der GRIPS-Dokumenteditor. Solche Infotyp-Editoren können ab GRIPS-Version 2023.04 Build 04 auch über eine Webbrowser-Funktionalität innerhalb von GRIPS angezeigt werden (s. auch Abschnitt zu Spezialeditoren im GRIPS Roadmap Update oben). Dies verschafft STAR bei der Weiterentwicklung von GRIPS zusätzliche Flexibilität bei der Ausgestaltung der Bedienoberfläche hinsichtlich der Datenerfassung durch die Redaktion.
GRIPS Matrix – Anzeige von Dialogdaten im CSV-Format
Das Format CSV (Comma-Separated Values) ist ein weit verbreitetes Format zur Anzeige und zum Austausch von Daten, z. B. mittels Microsoft® Excel. Ab GRIPS-Version 2024.01 Build 01 gibt es nun in verschiedenen Dialogen (s. detaillierte Release Notes) sowie im IE-Anker-Kontextmenü der GRIPS Matrix die Option, die angezeigten Daten als CSV-Datei zu exportieren. Nach einem Klick auf die Taste 'CSV-Datei erstellen...' werden die Daten als temporäre Datei in den Ordner
Weitere Verbesserungen, mehr Details und Screenshots sowie Bugfixes finden Sie in den Release Notes. Schauen Sie hinein – es lohnt sich!
Release Notes
Für weitere Informationen:
matthias.gutknecht@star-group.net
GRIPS Feature Requests
Im neuen Release wurde folgender Request for Feature implementiert:
- Anzeige von Dialogdaten im CSV-Format
GRIPS & PRISMA @ Events
STAR nimmt an folgenden Events teil:
- NORDIC TECHKOMM: Die Tagung befasst sich mit aktuellen Trends und Themen in der Technischen Kommunikation. Dort beantwortet STAR die etwas provokante Frage „AI’s Impact on Technical Authoring: Evolution or Extinction?“ und beleuchtet den Einfluss der neuen GenAI-Modelle. Die Tagung findet am 6. und 7. März 2024 in Stockholm statt.
- Tecom/tekom Drei-Länder-Tagung: Die Tagung legt den Fokus auf „KI in der Technischen Kommunikation“ und findet als Workshop statt. STAR ist Hauptsponsor der Tagung und wird in einem Praxisbeispiel zeigen, wie KI die Arbeit der Technischen Redakteure bereits heute unterstützen kann. Die Veranstaltung findet am 14. Juni 2024 in Konstanz statt.