Instituciones y organismos públicos

Evitar que la excepción se convierta en regla

La buena administración necesita procesos coherentes en los que los nuevos requisitos se puedan abordar basándose en los principios establecidos. Las excepciones inevitables y las circunstancias especiales no deben contravenir los fundamentos, sino incorporarse integrándose en los procesos existentes.
Un sistema de comunicación interna y externa planificado al detalle, con reglas lingüísticas coherentes para cada dominio, permite completar los proyectos más rápidamente y reducir las consultas de los clientes internos y externos.

Encontrar en vez de buscar

Las tareas administrativas suelen implicar búsquedas en una cantidad enorme de documentos para encontrar respuestas a dudas y preguntas.
Los procesos inteligentes con palabras claves eficientes permiten almacenar la información de manera que sea fácil de encontrar sin laboriosas búsquedas.

El contexto es clave

La búsqueda de información no consiste solo en localizar palabras o frases aisladas, es preciso conocer el contexto en el que se encuentran. Se ha demostrado la utilidad de la "vinculación dinámica" en la traducción y esta funcionalidad también sirve de ayuda en la gestión de documentos al permitir encontrar la información adecuada en el contexto correcto de la manera más eficiente.

Garantizar la continuidad entre formatos

La gestión de la información rara vez se comienza desde cero, sino que se basa en los archivos de documentos y bases de datos existentes. Con la migración entre formatos, puede reutilizar los datos existentes sin perder la valiosa información de la que ya dispone.

Comunicarse con una base sólida

La mayor parte de la comunicación interna y externa implica la reutilización de información que ya se ha comunicado antes de una u otra forma. Al reutilizar la información existente de forma fácil y rápida, no es necesario reinventar la rueda cada vez.

Ejemplo: STAR CPM

El sistema de gestión de los procesos corporativos STAR CPM permite hacer un seguimiento de los procesos empresariales con distintas etapas de validación hasta la terminación y el archivado. Los archivos están organizados con claridad para que se pueda distribuir la información correcta a los participantes adecuados. También es posible hacer un seguimiento y documentar los procesos de forma retrospectiva.
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Ejemplo: DDHM

DDHM permite archivar documentos y acceder a ellos online a través de búsquedas de texto completo, metadatos o contenido.
Se puede integrar en la plataforma CPM, de forma que no hay que preocuparse de administrar palabras clave ni de archivar, ya que estas actividades se realizan automáticamente de acuerdo con procesos regulados.

Ejemplo: MindReader para Word

Con el asistente para creación de contenido MindReader puede redactar documentos coherentes en Microsoft Word asegurando el uso de una terminología estandarizada específica de cada dominio.
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Ejemplo: MindReader para Outlook

MindReader para Outlook agiliza la comunicación por correo electrónico al permitirle reutilizar muy fácilmente el contenido previo, lo que le permite centrarse en lo que quiere decir y no en cómo decirlo.
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